Neues Tele­arbeits­gesetz seit 1.1.2025 in Kraft

Das Telearbeitsgesetz ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten und soll die rechtlichen Rahmenbedingungen für Telearbeit verbessern. Es erweitert die arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen, sodass diese künftig auch auf Arbeitsleistungen außerhalb der Wohnung angewendet werden, z. B. in Coworking-Spaces oder anderen privaten Räumlichkeiten. Bei Telearbeit werden Arbeitsleistungen regelmäßig an externen Orten erbracht, wobei es häufig zum Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie kommt. Es ist jedoch auch zulässig, Tätigkeiten mit analogen Arbeitsmitteln, wie etwa Papierunterlagen, durchzuführen. Das Gesetz zielt darauf ab, mehr Flexibilität für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen zu schaffen und die Erbringung der Arbeitsleistung außerhalb der Wohnung zu ermöglichen.

Ver­einbarung

Wie beim Homeoffice müssen auch bei Telearbeit die Arbeitsorte zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in aus Beweisgründen schriftlich vereinbart werden, da eine Änderung des Arbeitsortes eine wesentliche Abweichung vom ursprünglichen Arbeitsvertrag darstellt. Telearbeit kann nur einvernehmlich beschlossen werden – weder der oder die Arbeitgeber:in kann sie einseitig anordnen, noch hat der/die Arbeitnehmer:in einen Anspruch darauf.

Das Fehlen einer schriftlichen Vereinbarung führt nicht zur Nichtigkeit und eine Unterschrift ist nicht unbedingt erforderlich. Die Vereinbarung kann auch elektronisch (z.B. per E-Mail oder mit Handy-Signatur) erfolgen. Aus Gründen der Beweisführung wird der Abschluss einer schriftlichen Vereinbarung empfohlen.

Beendigung der Ver­einbarung

Die vorzeitige Beendigung der Telearbeitsvereinbarung aus wichtigem Grund ist gesetzlich vorgesehen, wobei eine Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats einzuhalten ist. Ein solcher Grund kann in erheblichen Veränderungen der betrieblichen Anforderungen oder der persönlichen Situation der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers bestehen, die die Ausübung der Telearbeit unmöglich machen. Zusätzlich können in der Vereinbarung zeitliche Befristungen oder Regelungen zur Kündigung festgelegt werden.

Arbeits­mittel und Kosten­ersatz

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, die für die Telearbeit notwendigen digitalen Arbeitsmittel bereitzustellen, wobei dies durch Vereinbarung abgeändert werden kann.

Digitale Arbeitsmittel umfassen IT-Hardware, Software, eine notwendige Datenverbindung und gegebenenfalls ein Diensthandy. Abweichende Vereinbarungen können sowohl einzelvertraglich als auch durch Betriebsvereinbarung getroffen werden. Stellt die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer die digitalen Arbeitsmittel selbst, muss der/die Arbeitgeber:in angemessene Kosten erstatten, was auch pauschal erfolgen kann.

Der pauschale Kostenersatz durch den Arbeitgeber bleibt für bis zu 100 Tage im Jahr bei maximal 3 € pro Telearbeitstag steuerfrei, solange die Arbeit nicht am Unternehmensstandort erfolgt.

Wird der Höchstbetrag von 300 € überschritten, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig und wird versteuert. Die Telearbeitstage müssen im Lohnkonto erfasst und auf dem Lohnzettel angegeben werden, um die steuerfreie Zuerkennung der Pauschale zu ermöglichen.

Die Möglichkeit, Ausgaben für ergonomisches Mobiliar als Werbungskosten geltend zu machen, bleibt bestehen, wenn kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorhanden ist und die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer mindestens 26 Telearbeitstage im Jahr hat. Die Änderungen gelten ab Januar 2025 bzw. für die Veranlagung des Jahres 2025.

Arbeits­zeit ver­einbaren

Ausmaß und Lage der Arbeitserbringung sollte in der Vereinbarung zur Telearbeit oder zum Home-Office mit dem Arbeitgeber geregelt werden. Eine flexible Gestaltung ist dabei genauso möglich wie etwa ein fixer wiederkehrender Tag pro Woche oder auch ein Monatskontingent an Tagen, die außerhalb des Betriebes gearbeitet werden. Auf eine klare und nachvollziehbare Regelung sollte aber in jedem Fall geachtet werden.

Arbeits­zeit und Arbeits­auf­zeichnung

Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeitregelung bleibt durch die Vereinbarung von Telearbeit oder Home-Office gleich.

Ob eine Gleitzeitvereinbarung auch die Arbeitnehmer:innen umfasst, die Telearbeit machen oder im Home-Office arbeiten, hängt von der Formulierung des Geltungsbereiches der Betriebs- oder schriftlichen Einzelvereinbarung ab. Im Zweifel ist die Gleitzeitvereinbarung auch bei Telearbeit oder im Home-Office gültig. Werden bei Telearbeit oder im Home-Office Mehr- und Überstunden geleistet, sollten diese jedenfalls dokumentiert werden.

Grundsätzlich ist der/die Arbeitgeber:in zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen verpflichtet. Es kann aber auch vereinbart werden, dass die Arbeitnehmer:innen die Aufzeichnungen selbst führen. Ebenso kann durch Betriebsvereinbarung festgelegt werden, dass bei Telearbeit oder im Home-Office Arbeitnehmer:innen selbst die Aufzeichnungen zu führen haben.

Arbeit­nehmer­schutz und Weg­unfälle

Aus unfallversicherungsrechtlicher Perspektive wurde die bisherige Homeoffice-Definition als zu restriktiv angesehen, da sie nicht sämtliche Lebensumstände bei Telearbeit berücksichtigte. Daher wird nun zwischen Telearbeit im engeren und weiteren Sinn unterschieden.

Tele­arbeit im engeren Sinn umfasst:

• Die Wohnung des Versicherten, die als Haupt- oder Nebenwohnsitz dient (Homeoffice)
• Die Wohnung eines nahen Angehörigen, wobei der Begriff des „nahen Angehörigen“ jetzt auch ein erweitertes Familiennetzwerk einbezieht
• Räumlichkeiten eines Coworking-Spaces, die vom Versicherten gemietet wurden
• Räume, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, gelten nicht als Telearbeitsorte im engeren Sinn. Diese Orte gelten nur dann als Telearbeitsorte im engeren Sinn, wenn sie in der Nähe der Wohnung oder der Arbeitsstätte des Versicherten liegen oder der Arbeitsweg zu diesen Orten dem üblichen Arbeitsweg entspricht. Ansonsten zählen sie als Telearbeitsorte im weiteren Sinn, die der Versicherte selbst wählen kann.

Unfälle, die im Zusammenhang mit der Telearbeit auftreten, gelten grundsätzlich als Arbeitsunfälle. Dabei wird jedoch bei Wegunfällen zwischen verschiedenen Arten von Telearbeitsorten unterschieden. Bei Telearbeit im engeren Sinne – also wenn die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer in seiner Wohnung, der Wohnung eines nahen Angehörigen oder in einem Coworking-Space arbeitet – ist der Arbeitsweg unfallversicherungsrechtlich geschützt, solange der Arbeitsort in der Nähe der eigenen Wohnung oder Arbeitsstätte liegt oder die Entfernung dem üblichen Arbeitsweg entspricht. Auch bei Wegen zwischen diesen Örtlichkeiten und der Arbeitsstätte gilt der Versicherungsschutz für den Weg.

Bei Telearbeit im weiteren Sinne, also an Orten wie Cafés, Hotels, Parks oder weit entfernten Orten, wird der Arbeitsweg nicht geschützt, da die Wahl des Ortes eher im eigenen Interesse des Arbeitnehmers liegt. Der Schutz der Unfallversicherung besteht jedoch weiterhin während der tatsächlichen Arbeitsleistung an diesen Orten. Für diese Fälle wird davon ausgegangen, dass die berufliche Tätigkeit auf eigenen Wunsch an einem selbst gewählten Ort ausgeführt wird, was den Weg nicht unter den Unfallversicherungsschutz einordnet.