Dienstreise im Überblick

Wer im Auftrag seines Chefs auf Dienstreise unterwegs ist, kann - sofern dies in Kollektivverträgen oder Dienstverträgen geregelt ist - die entstehenden Kosten verrechnen.

Allgemeines zur Dienstreise


Wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers eine Dienstreise macht, entstehen ihm in der Regel zusätzliche Kosten (z.B. für Mittagessen, Benzin, Nächtigung etc.).
 
Zumeist gibt es insbesondere in Kollektivverträgen und Arbeitsverträgen Vereinbarungen über den in diesen Fällen zu ersetzenden Reiseaufwand (Mittagessen, Abendessen, Nächtigung,..) bzw. die Reisekosten (Bahnfahrkarte, Kilometergeld,..).
 
Bei diesen Vereinbarungen wird zumeist ein Pauschalsatz (z.B. Tagesgeld, Nächtigungsgeld) festgelegt, mit dem sämtliche Spesen abgegolten sind. Manchmal wird auch ein Entgelt in solcher Höhe vereinbart, dass damit auch die Reisespesen mitabgegolten sind.
 
Bestehen keine derartigen Vereinbarungen, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz der durch die Dienstreise tatsächlich verursachten Kosten - allerdings nur soweit sie als notwendig und nützlich anzusehen sind. Diese Regelung verursacht aber vielfach Schwierigkeiten (Wie können die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden? Waren die verursachten Kosten überhaupt notwendig?).

Wenn auf das Arbeitsverhältnis ein Kollektivvertrag anzuwenden ist, sollten Sie daher jedenfalls in diesen Einsicht nehmen. Darin sind unter den Begriffen "Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung, Trennungsgeld, Landzulage, ..." oft solche Vereinbarungen zum Reisespesenersatz enthalten.

Leasingfirmen

Wenn Ihr/e Arbeitgeber/-in eine Leasingfirma (= Überlasser/-in) ist und Sie von diesem an ein anderes Unternehmen (= Beschäftiger/-in) zur Beschäftigung überlassen sind, sollten Sie beachten, dass eine Überlassung in weit entfernte Beschäftiger-Betriebe im allgemeinen nicht unter den Dienstreise-Begriff fällt. Die "Dienstreise" besteht hier im Zurücklegen des normalen Arbeitsweges vom Wohnort der Arbeitskraft in den ortsfesten, dauernden Betrieb des Beschäftigers. Ein Ersatz der dadruch entstehenden Reisekosten erfolgt nur in Ausnahmefällen. Aufgrund dessen wäre es ratsam, eine entsprechende schriftliche Vereinbarung über den Reisespesenersatz für derartige Fälle zu treffen. Eine solche Vereinbarung kann auch in der Überlassungsmitteilung, auf die Sie einen gesetzlichen Anspruch haben, festgehalten werden.

TIPP

Treffen Sie unbedingt auch eine Vereinbarung über die Aufwandsentschädigungen (Diäten, Kilometergeld) und halten Sie diese schriftlich fest.

Auslandsdienstreisen

Oft beziehen sich die in Kollektivverträgen, Arbeitsverträgen, ... enthaltenen Vereinbarungen zum Reisespesenersatz nur auf Inlandsdienstreisen.
 
Wenn Sie daher nicht bereits vor Antritt der Auslandsdienstreise eine gesonderte Vereinbarung treffen, können Sie nur tatsächliche Kosten - soweit notwendig und nützlich - verrechnen.

TIPP

Da diese Regelung sehr schwammig ist, treffen Sie mit Ihrem Arbeitgeber unbedingt vor Reiseantritt eine Vereinbarung über Kostenersätze.

In manchen Vereinbarungen bezüglich Reisespesenersatz bei Auslandsdienstreisen wird auf die in der Reisegebührenvorschrift für Bundesbedienstete aufgelisteten Tages- und Nächtigungsgelder verwiesen oder eine Orientierung an diesen empfohlen.

ACHTUNG

Möglicherweise gibt es eine Abweichung der Richtsätze aufgrund des geltenden Kollektivvertrages.


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