Schulungs­kosten zurück­zahlen - welche Regeln gelten?

Für die Rück­zahlung von Aus­bildungs­kosten gibt's Regeln

Viele Arbeitgeber sind bereit, ihren Beschäftigten die Weiterbildung zu zahlen. Häufige Praxis in den Betrieben: Bezahlt der Chef/die Chefin die Ausbildung, müssen Arbeitnehmer:innen meist unterschreiben, dass sie die Ausbildungskosten zurückzahlen, wenn sie das Arbeitsverhältnis beenden. Nicht immer geschieht dies rechtmäßig.

Kosten für Ein­schulung

Ob wirklich gezahlt werden muss, hängt davon ab, was gelernt wurde. Es kommt darauf an, ob es sich um eine "echte" Ausbildung oder um eine Einschulung handelt. Bei der Einschulung werden Sie mit betrieblichen Gegebenheiten und Produkten des Arbeitgebers vertraut gemacht. Dafür darf die Firma kein Geld zurückverlangen!

Kosten für Aus­bildung

Anders ist das bei den Kosten für eine "echte" Ausbildung, die die Beschäftigten auch in einer anderen Firma nutzen könnten. Für alle Ausbildungsvereinbarungen ab dem 29. Dezember 2015 gilt: Die Firma darf nur unter folgenden Voraussetzungen einen Kostenrückersatz fordern:

• Schriftliche Vereinbarung (= Unterschrift)  für eine konkrete Ausbildung vor Beginn der Ausbildung.
  ACHTUNG: Eine allgemeine Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag ist noch zu wenig!
  
  
• Unterschrift des gesetzlichen Vertreters bei minderjährigen Personen
  
  
• Bezeichnung der Kosten in der Vereinbarung
  
  
• Ausbildungskosten: Vermittlung von Spezialkenntnissen theoretischer und praktischer Art; Kenntnisse müssen bei anderem Arbeitgeber potentiell verwertbar sein
  
  
• Erfolgreich absolvierte Ausbildung
  
  
• Zulässige Aliquotierung des Rückerstattungsbetrages: monatliche Reduzierung des Rückzahlungsbetrages
  
  
• Zulässige Bindungsdauer: maximal 4 Jahre, bei besonders teuren Ausbildungen für maximal 8 Jahre zulässig
  WICHTIG: Wenn also Arbeitnehmer:innen kündigen, zu Recht entlassen werden oder einen unbegründeten vorzeitigen Austritt setzen beziehungsweise das Arbeitsverhältnis einvernehmlich auflösen, können Ausbildungskosten vom Arbeitgeber zurückgefordert werden.

Ausnahme:
Ist auf Grund gesetzlicher Vorschriften, Verordnungen, Normen der kollektiven Rechtsgestaltung oder des Arbeitsvertrages eine bestimmte Aus-, Fort- oder Weiterbildung Voraussetzung für die Ausübung einer arbeitsvertraglich vereinbarten Tätigkeit, so ist die Teilnahme der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers an dieser Aus-, Fort- oder Weiterbildung Arbeitszeit und sind die Kosten für diese Aus-, Fort- oder Weiterbildung vom Arbeitgeber zu tragen, es sei denn, die Kosten werden von einem Dritten getragen.

Arbeitnehmer:innen dürfen als Reaktion auf die Inanspruchnahme einer Ausbildungsmaßnahme weder gekündigt, entlassen oder auf andere Weise benachteiligt werden. Eine Kündigung aus diesem Grund kann bei Gericht angefochten werden.

Darf Mehr­wert­steuer weiter­ver­rechnet werden?

Firmeninterne Schulungen

Wurde die Schulung firmenintern angeboten (zum Beispiel in einer Konzern-Akademie), ist nach Meinung der AK keine Mehrwertsteuer zurückzuzahlen, da keine tatsächlichen Kosten etwa für externe Trainer:innen angefallen sind. 

Externe Schulungen

Wurde die Schulung extern absolviert, wird bei einer Rückzahlung der Kosten auch die Mehrwertsteuer verrechnet – und zwar auch dann, wenn die Ausbildung ursprünglich mehrwertsteuerfrei war. Die Finanzbehörden werten die Überwälzung der Ausbildungskosten vom Arbeitgeber auf den/die Arbeitnehmer:in als Rechtsgeschäft, das eine Umsatzsteuerpflicht auslöst.

Werbungs­kosten bei Rück­zahlung von Aus­bildungs­kosten an den Arbeit­geber

Werden Ausbildungskosten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an einen ehemaligen Arbeitgeber überwiesen, können diese Werbungskosten bei der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.