Schulungs­kosten zurück­zahlen - welche Regeln gelten?

Für die Rück­zahlung von Aus­bildungs­kosten gibt's Regeln

Viele Firmen sind bereit, ihren Beschäftigten Weiterbildung zu zahlen. Häufige Praxis in den Betrieben: Bezahlt der Chef/die Chefin die Ausbildung, müssen Arbeitnehmer:innen meist unterschreiben, dass sie die Ausbildungskosten zurückzahlen, wenn sie die Firma verlassen. Nicht immer geschieht dies rechtmäßig.

Kosten für Ein­schulung

Ob wirklich gezahlt werden muss, hängt davon ab, was gelernt wurde. Es kommt darauf an, ob es sich um eine "echte" Ausbildung oder um eine Einschulung handelt. Bei der Einschulung werden Sie mit betrieblichen Gegebenheiten und Produkten des Arbeitgebers vertraut gemacht. Dafür darf die Firma kein Geld zurückverlangen!

Kosten für Aus­bildung

Anders ist das bei den Kosten für eine "echte" Ausbildung, die die Beschäftigten auch in einer anderen Firma nutzen könnten. Für alle Ausbildungsvereinbarungen ab dem 18. März 2006 gilt: Die Firma darf nur dann einen Kostenrückersatz fordern, wenn dieser zuvor für eine konkrete Ausbildung schriftlich vereinbart wurde. Eine allgemeine Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag ist noch zu wenig. 

Ausnahme:
Ist auf Grund gesetzlicher Vorschriften, Verordnungen, Normen der kollektiven Rechtsgestaltung oder des Arbeitsvertrages eine bestimmte Aus-, Fort- oder Weiterbildung Voraussetzung für die Ausübung einer arbeitsvertraglich vereinbarten Tätigkeit, so ist die Teilnahme der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers an dieser Aus-, Fort- oder Weiterbildung Arbeitszeit und sind die Kosten für diese Aus-, Fort- oder Weiterbildung vom Arbeitgeber zu tragen, es sei denn, die Kosten werden von einem Dritten getragen.

Arbeitnehmer:innen dürfen als Reaktion auf die Inanspruchnahme einer Ausbildungsmaßnahme weder gekündigt, entlassen oder auf andere Weise benachteiligt werden. Eine Kündigung aus diesem Grund kann bei Gericht angefochten werden.

Wie viel muss ich zurück­zahlen?

Der Rückzahlungsbetrag muss sich auch mit der Zeit verringern: Wenn Sie Ihre Firma etwa ein Jahr nach Abschluss der Ausbildung verlassen, sind bei einer dreijährigen Bindungsdauer nur noch zwei Drittel der Kosten zu zahlen.

Ende der Rück­zahlungs­pflicht

Firmen können nicht „ewig“ die einmal gezahlten Ausbildungskosten zurückverlangen: Nach einer gewissen Zeit gelten diese Kosten quasi „getilgt“. Dabei gelten unterschiedliche Regelungen:

• Bei Vereinbarungen ab dem 29. Dezember 2015 ist eine Rückzahlungsverpflichtung für maximal 4 Jahre, bei besonders teuren Ausbildungen für maximal 8 Jahre zulässig. 
  
  
• Wenn Sie vor dem 29. Dezember 2015 unterschrieben haben, gilt eine maximal fünfjährige Rückzahlungsverpflichtung (beziehungsweise 8 Jahre bei teuren Ausbildungen).
  
  
• Die Arbeits- und Sozialgerichte lassen in der Regel aber nur eine dreijährige Bindung zu.

Darf Mehr­wert­steuer weiter­ver­rechnet werden?

Firmeninterne Schulungen

Wurde die Schulung firmenintern angeboten (zum Beispiel in einer Konzern-Akademie), dürften nach Meinung der AK weder Schulungskosten noch Mehrwertsteuer zurückzuzahlen sein, da keine tatsächlichen Kosten etwa für externe Trainer:innen angefallen sind. 

Externe Schulungen

Wurde die Schulung extern absolviert, wird bei einer Rückzahlung der Kosten auch die Mehrwertsteuer verrechnet – und zwar auch dann, wenn die Ausbildung ursprünglich mehrwertsteuerfrei war. Die Finanzbehörden werten die Überwälzung der Ausbildungskosten vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin als Rechtsgeschäft, das eine Umsatzsteuerpflicht auslöst.