Wie führt man erfolg­reiche Video­konferenzen, Online-Meetings und Webinare durch?

Im Alltag tauschen wir ganz selbstverständlich Informationen aus. Dies passiert jedoch nicht nur durch gesprochene Worte, sondern auch durch die Körpersprache und den Gesichtsausdruck. Eine Methode der Kommunikation, die während der Covid-19 Pandemie verstärkt zum Einsatz gekommen ist, ist das Gespräch per Videochat: Videokonferenzen, Online-Meetings und Webinare sind nur ein paar der Möglichkeiten zur Vernetzung. Diese Art der Kommunikation wird auch in Zukunft eine stärkere Rolle spielen. Dabei muss man allerdings ohne Körpersprache kommunizieren, was möglicherweise störende Missverständnisse erzeugen kann. Deshalb sind bei dieser Form des Gesprächs einige spezielle Dinge zu beachten, damit ein gutes Gesprächsklima entstehen kann.

Technik versagt - Was tun?

Bei einer Videokonferenz können allerhand technische Probleme auftreten: unter anderem eine schlechte Internetverbindung, Zubehör (Kamera, Mikrofon, …) das nicht funktioniert, störende Hintergrundgeräusche oder ein unbekanntes Computerprogramm. 

Um diese Probleme zu verringern oder im Vorhinein – wenn möglich – schon zu vermeiden, ist es ratsam, vorab Vereinbarungen zu treffen. Eine solche kann zum Beispiel sein, dass zu Beginn einer Konferenz alle Teilnehmer/-innen ihr Mikrofon stumm schalten und es nur dann einschalten, wenn sie sich zu Wort melden. Dadurch werden störende Nebengeräusche und Rückkoppelungen vermieden. 

Moderation ist das Um und Auf 

Gibt es bei einem Online-Meeting keine Moderation, kann dies dazu führen, dass die Besprechung unstrukturiert abläuft. Ohne Moderation weiß beispielsweise niemand, wann er/sie sprechen kann, wer für was zuständig ist oder welche Regeln bei der Gesprächsführung zu beachten sind. Es braucht daher eine Person, die die Konferenz moderiert.

Anbieten würde sich hier die Führungskraft, die Initiatorin/der Initiator der Besprechung oder eine Person, die eine entsprechende Ausbildung hat. Wer diese Funktion übernimmt, sollte allenfalls vor Beginn geklärt werden. Es ist auch Aufgabe dieser Person sich vorab Regeln zu überlegen, welche an alle kommuniziert werden (zum Beispiel Gesprächsvereinbarungen, Pausen, …).

Passender Gesprächs­rahmen

Es gibt keine Struktur, keine Pausen. Das Zeitmanagement ist schlecht. Die Sitzung wurde nicht vorbereitet oder zu kurzfristig angesetzt. Es gibt keine Dokumentation. Diese Dinge führen bei allen Teilnehmern/-innen einer Videokonferenz zu Unmut und Frustration. Um dies möglichst zu vermeiden, muss zuerst verstanden werden, dass der Rahmen genauso wichtig ist, wie die Konferenz selbst.

Rechtzeitig informieren

Es empfiehlt sich daher schon vor der Konferenz oder der Besprechung rechtzeitig Informationen zum Ablauf an die Teilnehmer/-innen zu schicken, sodass sie sich gut vorbereiten können. Auch über Gesprächs- und sonstige Vereinbarungen kann damit informiert werden. Dadurch wissen alle Teilnehmer/-innen was auf sie zukommen wird, wie sie sich zu Wort melden können oder auch wer für die Dokumentation verantwortlich ist. Die Verantwortung liegt hier bei der Moderation. Die Person, die die Moderation übernimmt, sollte außerdem die technischen Tools kennen, mit den Teilnehmern/-innen fixe Pausenzeiten vereinbaren und auch klarstellen, dass Pausen eingefordert werden können, wenn nötig.

Videokonferenzen ersetzen nicht das persönliche Gespräch

Auch, wenn das bis zu einem gewissen Grad stimmt, kann versucht werden, die persönliche Ebene nicht zu vernachlässigen. Es ist nicht einfach, per Videochat die Emotionen der anderen Teilnehmer/-innen einzuschätzen und entsprechend darauf zu reagieren. Das kann Teilnehmer/-innen verunsichern und gleichzeitig die Gesprächskultur verändern. Daher sollten die teilnehmenden Personen gut aufeinander achten, sich nicht gegenseitig unterbrechen und sich immer wieder rückversichern, ob das Gesagte auch für alle verständlich war. 

Vor und nach der eigentlichen Besprechung oder auch in den Pausen sollte Raum für Unterhaltungen geboten werden. Dies kann beispielsweise ein virtueller Kaffee sein, den man gemeinsam vor der Kamera trinkt. Dadurch kommt es zu persönlichen Gesprächen und die Beziehungen werden gestärkt.

Während der Besprechung selbst, sollen die Teilnehmer/-innen aktiv miteinbezogen werden (Fragefunktionen, Gruppenarbeiten, …).

Pausen einlegen

Nach einer Videokonferenz oder einem Online-Meeting macht sich oft eine Müdigkeit bei den teilnehmenden Personen breit. Sätze wie „Die Besprechung war mal wieder richtig anstrengend“ oder „Ich brauche jetzt erst mal dringend eine Pause“ sind da keine Seltenheit. Das liegt daran, dass bei einer Videokonferenz viel mehr geleistet werden muss als bei einem Face-to-Face-Gespräch. 

Einerseits fehlen im Vergleich zu einem persönlichen Gespräch nonverbale Signale, weil oft nur der Kopf bis zu den Schultern für die anderen sichtbar ist und somit Gestiken mit den Händen fehlen. Dadurch wird dem Gehirn eine höhere Interpretationsleistung abverlangt. Andererseits entstehen oft technische Verzögerungen zwischen Bild und Ton, die das Gehirn ständig ausgleichen muss. Weitere Stressfaktoren sind die gleichzeitige Ansicht vieler Gesichter, sowie das permanente Sich-Selbst-Sehen, das zu einer ständigen Kontrolle des eigenen Erscheinungsbildes führt. Wissenschaftler/-innen nennen dieses Phänomen „Zoom Fatigue“. 

Verschwimmende Grenzen zwischen Berufs- und Privat­leben

Bei einer Videokonferenz werden oft (ungewollt) Einblicke in die privaten Räume gezeigt. Wo vorher klare Grenzen durch die räumliche Trennung von Arbeitsplatz und den eigenen vier Wänden definiert waren, entsteht bei einem Online-Meeting eine neue Situation. Daher sollte man vorab für sich selbst klären, was man den Kollegen/-innen oder anderen Teilnehmern/-innen einer Videokonferenz zeigen möchte. Persönliche Fotos, Dekorationen, unaufgeräumtes Geschirr oder ähnliches sollte möglichst aus dem Sichtfeld weggeräumt werden. Die (sichtbare) Kleidung sollte ungefähr der üblichen Arbeitskleidung entsprechen.

Was sollte sonst noch beachtet werden?