So gelingt Home-Office – Arbeit selbst organisieren und strukturieren

Home-Office hat sich in den vergangenen Jahren in vielen Bereichen und Branchen etabliert. Auch wenn viele Arbeitnehmer:innen den Büroalltag zuhause mittlerweile schon gewohnt sind, gibt es einige Tipps, die man im Bezug auf die Arbeit im Home-Office beachten sollte. Das wichtigste haben wir für Sie zusammengefasst:

So gelingt der Alltag im Home-Office

Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag
Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag im Home-Office so gut es geht. Lassen Sie sich nicht allzu sehr ablenken. Befindet sich Ihr Home-Office mangels Alternativen im Wohnzimmer, dann versuchen Sie sich nicht vom Fernseher oder Erledigungen im Haushalt ablenken zu lassen. Tun Sie so, als wären Sie im Büro. Dabei hilft es auch, wenn Sie sich entsprechend kleiden - auch wenn die Pyjamahose noch so bequem ist.

Hinweis
Konkrete Methoden, wie Sie Ihren Arbeitsalltag selbst besser strukturieren finden Sie unten.
Nehmen Sie sich konkrete Arbeitspakete vor
Wie Sie das anlegen, müssen Sie für sich selbst entscheiden. Hilfreich könnte es sein, schon am Vortag/Vorwoche eine To-Do-Liste für den kommenden Arbeitstag/die kommen-de Arbeitswoche anzufertigen. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor, rechnen Sie auch damit, dass es im Home-Office – gerade aufgrund der Kurzfristigkeit – technische Probleme geben kann oder Ihre Internetverbindung nicht so schnell und stabil wie gewohnt ist.
Versuchen Sie für sich selbst, Ihre Arbeitszeiten konkret festzulegen.
Sollten diese von Ihren Normalarbeitszeiten abweichen, dann machen Sie das Ihren Kolleg:innen nachvollziebar.
Kommunizieren Sie so viel wie notwendig
Wenn Sie einen Spaziergang unternehmen, eine längere Mittagspause machen oder Ähnliches und Sie gemeinsam mit Ihrer Arbeitskollegin/Ihrem Arbeitskollegen an einem Dokument arbeiten, geben Sie Bescheid.
Sie sind nicht alleine im Haus oder in Ihrer Wohnung?
Manchmal arbeiten beziehungsweise wohnen mehrere Personen im Home-Office. Kommunizieren Sie auch gegenüber Ihrer Familie, Ihrer Partnerin/Ihrem Partner oder Ihren Mitbewohner:innen, dass Sie arbeiten. Versuchen Sie für einige Stunden möglichst ohne Unterbrechungen arbeiten zu können.

Bleiben Sie in Kontakt
Versuchen Sie mit Ihren Kolleg:innen und Ihrer Führungskraft in Kontakt zu bleiben, vor allem wenn Sie sich selten im Büro sehen – es ist wahrscheinlich ohnehin erforderlich, Abstimmungen digital oder telefonisch vorzunehmen. Ihre Kolleg:innen freuen sich bestimmt, wenn Sie von Ihnen hören.
Vergessen Sie nicht auf Pausen
Ohne die übliche Mittagspause oder den üblichen Gang zur Kaffeemaschine neigt man eher dazu, durchzuarbeiten. Behalten Sie also auch Ihre Pausen bei. Gemeinsame Pausen mit Kolleg:innen sind auch mittels Telefons oder Internets möglich.

Lange Arbeitsblöcke beeinträchtigen Arbeitsqualität und Produktivität. Nach 50 Minuten Bildschirmarbeit sollten Sie 10 Minuten Pause machen oder gleich die Tätigkeit wechseln.
Vorsicht vor (Arbeits-)Unfällen
Ihre Wohnung oder Ihr Haus sollte im Home-Office so sicher wie möglich sein. Beseitigen beziehungsweise versuchen Sie, Gefahrenquellen wie etwa lose Kabel zu entschärfen.

Aufgaben visualisieren – Prioritäten setzen

Zunächst sollten alle Termine (etwa Telefonkonferenzen, Deadlines) auf einem Blatt Papier oder digital aufgeschrieben werden. So entsteht schnell ein Überblick darüber, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Im Anschluss daran können außerdem Prioritäten gesetzt und die Aufgaben nach Wichtigkeit eingeteilt werden.

Das hilft vor allem bei der Frage „Womit fange ich jetzt an?“. Auch hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zuerst sollte man sich überlegen, welche Aufgaben sehr dringend erledigt werden müssen und nicht aufgeschoben werden können und welche auch dann erledigt werden können, wenn man sich nicht mehr ganz so gut konzentrieren kann.

Im Anschluss werden 3 Methoden näher beschrieben, die bei der Prioritätensetzung helfen.

1. Eisenhower-Methode

Für die Prioritäten-Setzung ist vor allem das Eisenhower-Prinzip eine gute Basis. Dabei werden alle Aufgaben in 4 Bereiche eingeteilt:

1.	Wichtig und dringend	Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden, um schnellstmöglich abgeschlossen zu sein.
2.	Wichtig, aber nicht dringend	Diese Aufgaben sollten in den Kalender eingetragen werden und bei Gelegenheit erledigt werden.
3.	Unwichtig, aber dringend	Diese Aufgaben sollten, wenn möglich, an andere vergeben werden, die diese schnell erledigen können.
4.	Unwichtig und nicht dringend	Diese Aufgaben sollten vergessen - also sozusagen gelöscht - werden.

2. Getting Things Done-Methode

Eine weitere Methode zur Strukturierung der eigenen Arbeit ist die "Getting things done"-Methode (kurz GTD-Methode) von David Allen. Bei dieser Methode werden keine Reihenfolgen für Prioritäten vergeben, sondern der Arbeitsalltag praxisbezogen strukturiert. Dabei wird anhand von 5 Phasen gearbeitet:

Phase 1: Sammeln
Alle Punkte werden irgendwo gesammelt: etwa Inputs aus E-Mails, Gedanken aus dem eigenen Kopf oder verschiedene Notizzettel. Das Ergebnis dieser Phase ist ein großer Berg an Notizen, der in erster Linie dazu dient, alles an einem Ort zu sammeln.
Phase 2: Verarbeiten
Alle zuvor gesammelten Punkte werden nun verarbeitet, indem beurteilt wird, um was es sich dabei handelt: ein Anruf, der erledigt werden muss, ein Termin oder ein Wunsch. Ist keine Aktion erforderlich, kann der Zettel weggeworfen oder für einen späteren Zeitpunkt aufgehoben werden.
Phase 3: Organisieren
In einem nächsten Schritt werden die gesammelten und verarbeiteten Punkte einer bestimmten Liste zugeordnet: unter anderem ein Anruf, der erledigt werden muss zur Liste „Anrufe“, ein Artikel, der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein soll, zur Liste „Deadlines“.
Phase 4: Durchsehen
Alle Listen und Kalender müssen aktuell gehalten werden. Erledigtes soll dabei aussortiert, neue Aufgaben hinzugefügt werden. In dieser Phase wird nachgearbeitet und geplant, was demnächst ansteht.
Phase 5: Erledigen
Nun fehlt „nur“ noch das Erledigen der zuvor kategorisierten Aufgaben. Hier macht es Sinn, Aufgaben aus einer Liste auszuwählen, die einem als „passend“ erscheinen: Hat man gerade Zeit und schafft es sich gut zu konzentrieren, wären zum Beispiel Aufgaben von der Liste „Deadlines“ sinnvoll. Merkt man, dass man noch Abstimmung mit Kolleg:innen oder der Führungskraft benötigt, wäre das Erledigen von Anrufen ratsam.

Dieses Selbstmanagement ist jedoch nicht immer leicht. Bei Problemen ist wahrscheinlich eine andere Methode, zum Beispiel die Eisenhower-Methode oder die nachfolgende „Not-To-Do-Liste“ ratsamer.

3. Not-To-Do-Liste

Vergleichbar mit der bekannteren To-Do-Liste, bei welcher alles aufgeschrieben wird, was es zu erledigen gilt, gibt es auch eine Not-To-Do-Liste. Das Ziel einer solchen Liste ist, den Arbeitsalltag zu verschlanken und Energie zu sparen. Alles, was nicht unbedingt sofort erledigt werden muss, weil es nicht ganz so dringend oder wichtig ist, wird dabei auf die Not-To-Do-Liste geschrieben.

Dies können zum Beispiel kleine Aufgaben sein, die gut auf den nächsten oder übernächsten Tag verschoben werden können aber auch solche Aufgaben, die möglicherweise jemand anderes erledigen kann. Steht ein Punkt für eine lange Zeit auf dieser Liste, kann er womöglich auch gestrichen werden.

Die Vorteile der Not-To-Do-Liste sind dabei:

Verbessertes Zeitmanagement ohne Zeitfresser
Produktiveres Arbeiten
Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden (lernen)
Eigene Interessen und Bedürfnisse kennenlernen

Individuelle Leistungsfähigkeit

Insgesamt ist es wichtig, die Erledigung von Aufgaben an die individuelle Leistungsfähigkeit anzupassen. Jeder Mensch hat eine individuelle Leistungskurve und kann sich demnach in unterschiedlichen Tageszeiten am besten konzentrieren, zu anderen Zeiten lässt diese etwas nach. Wichtige Aufgaben sollten daher in der Zeit erledigt werden, in der man sich (nach eigener Erfahrung) am besten konzentrieren kann. So erzielt man ein gutes Ergebnis und vermindert das Gefühl von Frustration, wenn „nichts weitergeht“.

Merkt man, dass man ein Leistungstief erreicht, ist es wichtig eine Pause zu machen, um danach wieder motivierter und konzentrierter weiterarbeiten zu können. Hat man ein selbst gesetztes Ziel erreicht, kann man sich durchaus auch einmal selbst belohnen.

Probieren Sie aus, was zu Ihnen passt

Viele werden in Zeiten von Home-Office sprichwörtlich ins kalte Wasser geschmissen und müssen lernen, wie sie sich die Arbeit selbst organisieren, einteilen und strukturieren können. Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist das eine große Herausforderung. Eine oder mehrere der oben beschriebenen Methoden können dabei helfen, den Arbeitsalltag zu strukturieren und die Arbeitsziele bestmöglich zu erreichen.

Es gilt in jedem Fall das Grundprinzip: Nicht einfach so in den Tag hineinarbeiten, sondern vorher einen Plan überlegen. Denn sonst kann der Arbeitstag schnell zu Überforderung, Frustration oder Stress führen. Das eigenverantwortliche Strukturieren der Arbeitsaufgaben muss aber auch erst gelernt sein und ist demnach ein Lernprozess, der nicht einfach von Anfang an bei allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern super gelingen kann. Es ist nicht immer einfach, die eigenen Bedürfnisse zu kennen und einen Plan, der individuell auf einen selbst abgestimmt ist, zu erstellen.

Doch eines ist bekannt: Übung macht den Meister/die Meisterin.