Gewinn-Ermittlung

Wenn Sie ausschließlich Einkünfte als freie Dienstnehmerin/freier Dienst­nehmer oder aus einem Werkvertrag haben, müssen Sie erst dann Einkommenssteuer zahlen, wenn Ihr Jahresgewinn insgesamt mehr als 11.000 Euro beträgt. Steuerpflichtig ist nur der Gewinn, also die Differ­enz zwischen Betriebseinnahmen und Be­triebs­aus­gaben.

Der Gewinn wird mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung errechnet, die der Ein­kommen­steuer­er­klär­ung beizulegen ist (Formular E 1a oder E 1a-K).

Betriebs­einnahmen

Als Betriebseinnahmen gelten:

  • Honorare
    (vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge und ohne Umsatzsteuer)
  • Kostenersätze, die Sie von der Auftraggeberin/vom Auftraggeber erhalten (zum Beispiel Fahrt­kost­en­er­sätze)
  • bei freien Dienstverträgen: Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin/der Auftraggeber zahlt

Betriebsausgaben

Bei den Betriebsausgaben ist zwischen den tatsächlichen Betriebsausgaben, die mit einer voll­ständig­en Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geltend gemacht werden, und den pauschalen Be­triebs­aus­gaben zu unterscheiden:

Tatsächliche Betriebs­ausgaben

Im Rahmen der Vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden dem Finanzamt neben den Einnahmen auch die tatsächlichen Betriebsausgaben mitgeteilt. Es werden also jene Be­triebs­aus­gab­en steuermindernd geltend gemacht, die mit Belegen nachweisbar sind.

Als Be­triebs­aus­gaben gelten zum Beispiel:

  • Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge, egal, ob sie von Ihnen bezahlt oder vom Auftraggeber beziehungsweise der Auftraggeberin einbehalten wurden.
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin/der Auftraggeber bezahlt hat
  • Fahrtkosten, Tages- oder Nächtigungsgelder für Dienstreisen
  • Arbeitsmittel (zum Beispiel Computer, Internet, Werkzeuge) 
  • Weitergegebene Honorare
  • Ausbildungs-, Fortbildungs- oder Umschulungskosten

ACHTUNG

Einnahmen sind erst dann steuerpflichtig, wenn sie tatsächlich beim Empfänger oder bei der Empfängerin ein­ge­gang­en sind und nicht, wenn die Honorarnote gestellt wird. Das Gleiche gilt für Ausgaben, die erst dann steuerlich abzusetzen sind, wenn sie tatsächlich bezahlt worden sind.


Pauschalierte Betriebs­ausgaben

Viele freie Dienstnehmer/-innen oder Werkvertragsnehmer/-innen haben keine oder nur geringe tat­sächliche Betriebsausgaben. Für sie gibt es die Möglich­keit, Betriebsausgaben pauschal ab­zu­setz­en. Dadurch wird der steuer­pflicht­ige Gewinn gemindert, Sie müssen weniger Steuer zahlen.

Es gibt 2 Möglichkeiten, die Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen:

  1. mit einer Basispauschalierung ODER
  2. mit einer Pauschalierung für Kleinunternehmer/-innen (gibt es seit 2020)

Basis­pauschalierung

Voraussetzungen

Unter diesen Voraussetzungen können Sie eine Basispauschalierung geltend machen:

  • Sie haben durch einen freien Dienstvertrag oder Werkvertrag Einkünfte aus einer selbständiger Arbeit oder einem Gewerbebetrieb erzielt.
  • Ihr Vorjahresumsatz darf nicht mehr als 220.000 Euro betragen haben.
  • Sie dürfen nicht buchführungspflichtig sein.
    (Das heißt, Sie ermitteln Ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, nicht mit einer Bilanz.)

Berechnung der pauschalen Betriebsausgaben

Zunächst werden die Einnahmen aufgrund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen in tatsächlicher Höhe ermittelt.

Zu den Einnahmen zählen:

  • Das Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge oder anderer Betriebsausgaben, aber ohne Umsatzsteuer.
    Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, werden nur die Nettoeinnahmen herangezogen. Das heißt, eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer zählt nicht zu den Einnahmen.
  • Kostenersätze, die die Auftraggeberin/der Auftraggeber erstattet
  • Beiträge zur Mit­ar­beit­er­vor­sorgekasse, die die Auftraggeberin/der Auftraggeber bezahlt

Die Betriebsausgaben werden dann pauschal mit folgenden Prozentsätzen berechnet:

Betriebsausgaben Anteil
an 
Netto­einnahmen
maximale
Obergrenze
für alle Einkünfte aus selbst­ständiger Arbeit
und Ein­künfte aus Gewerbe­betrieben
12 Prozent26.400 Euro
für frei­berufliche oder gewerbliche Ein­künfte
aus einer kauf­männischen oder technischen
Beratung oder aus einer Tätig­keit als Schrift­steller/-in, Vortragende/r, Wissen­schaftler/-in,
Unterrichtende/r und Erzieher/-in
6 Prozent13.200 Euro

ACHTUNG

Sind die tatsächlichen Betriebsausgaben (zum Beispiel Miete für Büro, Telefon, Werbung, Büro­aus­gaben) höher als das Pauschale, können selbstverständlich die tat­säch­lich­en Kosten geltend gemacht werden.

Zusätzlich können Sie noch folgende Ausgaben ab­setzen:

  • die von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin beziehungsweise der Auftraggeber bezahlt hat
  • Ausgaben für Löhne einschließlich Lohnnebenkosten, Fremdlöhne und Waren
  • Reise- und Fahrtkosten, soweit ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht

HINWEIS

Sie können jederzeit von der Basispauschalierung zur vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wechseln. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie in einem Kalenderjahr betriebliche Ausgaben haben, die höher als die pauschalen Betriebsausgaben sind. Allerdings müssen Sie dann die nächsten 5 Jahre bei der vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bleiben.

Pauschale Betriebs­ausgaben für Klein­unter­nehmer (seit 2020)

Seit dem Veranlagungsjahr 2020 gibt es diese weitere Möglichkeit Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen.

Voraussetzung

  • Sie sind umsatzsteuerrechtlich Kleinunternehmer/-in

Das bedeutet, dass Ihr Umsatz nicht mehr als 35.000 Euro im Jahr betragen darf. Näheres zur Kleinunternehmer/-innen-Regelung finden Sie im Artikel "Bin ich umsatzsteuerpflichtig?".

Ist Ihr Umsatz unter 35.000 Euro und verzichten Sie freiwillig auf die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer/-innen, können Sie trotzdem diese pauschalen Betriebsausgaben geltend machen.

ACHTUNG

Für Einnahmen als Gesellschafter- Geschäftsführer/-in (gemäß § 22, Z 2 2. Teilstrich EStG), Aufsichtsratsmitglied oder Stiftungsvorstand können Sie diese neue Pauschale nicht berücksichtigen lassen.


Berechnung des Pauschales mit der Pauschalierung für Kleinunternehmer

Wie bei der Basispauschalierung werden zunächst die Einnahmen auf Grund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen ermittelt. Sie zählen also Ihre Honorare vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge oder anderer Betriebsausgaben zusammen.

Die Betriebsausgaben werden dann pauschal mit den in der Tabelle angeführten Prozenten der Einnahmen ermittelt:

BetriebsausgabenAnteil an Einnahmen
für betriebliche Einkünfte, die im Rahmen eines
Dienstleistungsunternehmens1) erzielt werden
20 Prozent
für Handelsunternehmen und Produktionsbetriebe45 Prozent

1) Was als Dienstleistungsbetrieb gilt, wird in der Dienstleistungsbetriebe-Verordnung definiert. Wenn Ihre Tätigkeit einer Branche zuzuordnen ist, die in der Verordnung genannt wird, dann handelt es sich um einen Dienstleistungsbetrieb.

Zusätzlich können Sie noch absetzen

Mit diesem neuen Pauschale sind sämtliche Ausgaben abgegolten. Zusätzlich können nur die von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge geltend gemacht werden.

HINWEIS

  • Bei dieser Pauschalierungsart müssen Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung im Formular E1a-K nur die Einnahmen und die richtige Branchenkennzahl angeben. Den Rest macht das Finanzamt automatisch.

  • Wenn Sie Ihre Ausgaben mit der Pauschale für Kleinunternehmer/-innen geltend machen, können Sie jederzeit auf die tatsächlichen Betriebsausgaben oder die Basispauschalierung wechseln. Allerdings können Sie erst nach 3 Jahren wieder auf die Pauschalierung für Kleinunternehmer/-innen zurück wechseln.

Gewinn­freibetrag

Vom Gewinn (Einnahmen minus der tatsächlichen oder pauschalen Be­triebs­aus­gaben) zieht Ihnen das Finanzamt automatisch noch einen Gewinnfreibetrag ab. Das reduziert Ihre Steuer­be­messungs­grund­lage und daher auch die zu zahlende Einkommensteuer. Nähere In­formation­en zum Gewinnfreibetrag finden Sie im Artikel "Gewinnfreibetrag".

Beispiele

BEISPIEL 1

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit tatsächlichen Betriebsausgaben

Ein Angestellter verdient monatlich 800 Euro als freier Dienstnehmer dazu. Davon behält die Arbeitgeberin Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von 116,96 Euro ein. Außerdem muss die Arbeitgeberin noch Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse einzahlen. Diese stellen ebenfalls Einnahmen für den freien Dienstnehmer dar, können aber auch als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Sie betragen für diesen freien Dienstnehmer monatlich 12,24 Euro.

Er macht im Rahmen der Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Betriebsausgaben gelt­end. Er hat Fortbildungskosten von 956 Euro und Ausgaben für Fachliteratur von 90 Euro. Seine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lautet:

Honorar
(800 Euro x 12 Monate)
9.600 Euro
+Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse
(12,24 Euro x 12 Monate)
146,88 Euro
=Einnahmen gesamt9.746,88 Euro
-Fortbildungskosten956,00 Euro
-Fachliteratur90,00 Euro
-einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge
(116,94 Euro x 12 Monate)
1.403,28 Euro
-Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse
(12,24 Euro x 12 Monate)
146,88 Euro
=Gewinn7.150,48 Euro
-Gewinnfreibetrag (13 Prozent)
(7.150,48 Euro x 0,13)
929,59 Euro
=Steuerpflichtige Einkünfte6.220,89 Euro

Die steuerpflichtigen Einkünfte von 6.220,89 Euro sind in der Ein­kommen­steuer­erklärung (Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Arbeit) einzutragen. Dieser Betrag wird letztendlich gemeinsam mit den Einkünften aus der An­stellung ver­steuert.

 

BEISPIEL 2

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Basispauschalierung

Eine freie Dienstnehmerin hat ein monatliches Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicherungs­bei­träge in der Höhe von 2.000 Euro. Davon werden Ihr vom Auftraggeber 332,40 Euro an Sozialver­sicher­ungs­bei­träg­en einbehalten. Zusätzlich zahlt der Arbeitgeber noch Beiträge zur Mit­ar­beitervorsorge­kasse von 30,60 Euro. Sie hat außer der Sozialversicherungs- und Mit­ar­beit­er­vorsorge­kassen­bei­träge keine weiteren Betriebsausgaben und macht daher die Basispauschalierung von 12 Prozent geltend.

Honorar
(2.000 Euro x 12 Monate)
24.000 Euro
+Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse
(30,60 Euro x 12 Monate)
367,20 Euro
=Einnahmen gesamt24.367,20 Euro
-Betriebsausgaben (12 Prozent Basispauschale)
(24.367,20 Euro x 0,12)
2.924,06 Euro
-einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge
(332,40 Euro x 12 Monate)
3.988,80 Euro
-Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse
(30,60 Euro x 12 Monate)
367,20 Euro
=Gewinn17.087,14 Euro
-Gewinnfreibetrag (13 Prozent)
(17.087,14 x 0,13)
2.221,33 Euro
=Steuerpflichtige Einkünfte14.865,81 Euro
 

BEISPIEL 3

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit der Pauschalierung für Kleinunternehmer

Eine Angestellte erhält neben Ihrem Arbeitsverhältnis noch Einkünfte aus einem Werkvertrag. Die Einnahmen betragen im Jahr 5.000 Euro. Sie hat keine tatsächlichen Betriebsausgaben und nimmt daher die Pauschale von 20 Prozent für Kleinunternehmer/-innen in Anspruch.

Einnahmen (= Honorar)5.000,00 Euro
-Betriebsausgaben-Pauschale für Kleinunternehmer/-innen (20 Prozent)
(5.000 Euro x 0,20)
1.000,00 Euro
=Gewinn4.000,00 Euro
-Gewinnfreibetrag (13 Prozent)
(4.000 Euro x 0,13)
520,00 Euro
=Steuerpflichtige Einkünfte3.480,00 Euro

Ihre steuerpflichtigen Einkünfte aus dem Werkvertrag betragen 3.480 Euro . Diese werden gemeinsam mit den Einkünften aus der Anstellung versteuert.

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