Der Betriebsratsfonds: So wird er verwaltet

Damit der BR-Fonds auch ordentlich funktionieren kann, müssen verschiedene Verwaltungsorgane bestimmt werden. Diese sind im Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) sowie in der Betriebsratsfonds-Verordnung (BRF-VO) geregelt.

Nach der BR-Wahl muss die Wahl der Organe des Betriebsrates (Konstituierung) binnen 2 Wochen erfolgen.

Wahl des Kassaverwalters

Das Amt der Kassaverwalterin/des Kassaverwalters gehört zu den verantwortungsvollsten Funktionen.

Der Betriebsrat wählt aus seiner Mitte die Kassaverwalterin oder den Kassaverwalter für die gesamte Tätigkeitsdauer des Betriebsrates. Die Person der Kassaverwalterin/des Kassaverwalters muss ein aktives Mitglied der Betriebsratskörperschaft sein. Sie oder er darf weder Betriebsrats-Vorsitzende:r noch deren/dessen Stellvertreter:in (das gilt ab 20 Arbeitnehmer:innen) sein.

Dauer der Funktionsperiode

Die Tätigkeitsdauer der Kassaverwalterin/des Kassaverwalters ist mit 5 Jahren an die Arbeitsperiode einer Betriebsratskörperschaft angepasst. Eine Wiederwahl ist zulässig.

Aufgaben

1. Buchführung

Die Kassaverwalterin/der Kassaverwalter muss Buch über die gesamte Vermögensgebahrung (alle Einnahmen und Ausgaben) des Betriebsratsfonds führen. Diese Aufzeichnungen müssen in vollständiger und übersichtlicher Weise passieren und nach den Regeln der Buchführung überprüfbar sein.

Zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gehören:

Belege
Kassabuch
Bestandsverzeichnis
(Sofern Sachwerte vorhanden sind. Etwa Gutscheine, Schikarten)
Inventarliste (für ein vorhandenes Inventar)

2. Abwicklung Zahlungsverkehr

Die Kassaverwalterin/der Kassaverwalter (nicht die/der Betriebsratsvorsitzende!) hat den Zahlungsverkehr abzuwickeln. Ohne Anweisung der/des Betriebsratsvorsitzenden darf sie/er aber keine Auszahlung vornehmen. Sie/Er muss sich jedoch vergewissern, ob die Anweisung durch einen Beschluss (Einzel-, Dauerbeschluss) gedeckt ist. Dabei ist nach dem „4-Augen-Prinzip“ (alle Belege müssen von der/vom BR-Vorsitzenden und von der Kassaverwalterin/dem Kassaverwalter unterschrieben werden) vorzugehen. Eigenmächtige Auszahlungen sind daher nicht zu tätigen (persönliche Haftung)!

Bewegungen auf Konten, Sparbüchern sind immer von 2 Berechtigten gemeinsam zu unterfertigen. Einzelzeichnungsberechtigungen sind nicht gestattet (einzige Ausnahme, wenn die Betriebsratskörperschaft nur aus einer Person besteht).

Zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs gehört nicht nur, dass die Kassaverwalterin/der Kassaverwalter die vom Betriebsrat beschlossenen Leistungen aus Mittel des Fonds erbringt. Sie oder er hat auch dafür zu sorgen, dass die Zahlungen (etwa die Betriebsratsumlage) und sonstige Leistungen, auf die der Betriebsratsfonds Anspruch hat, termingerecht und ziffernmäßig richtig eingehen.

3. Verwahrung des BR-Fonds-Vermögens

Die Kassaverwalterin/der Kassaverwalter ist für die Richtigkeit der Aufzeichnungen sowie für die sichere Verwahrung (Safe) des Betriebsratsfondsvermögens verantwortlich. Sie/er haftet mit ihrem/seinem Privatvermögen, wenn aus der leichtfertigen Verwahrung der anvertrauten Geldbeträge Schaden für den BR-Fonds entsteht.

TIPP

Die AK empfiehlt, eine Versicherung abzuschließen.

Was ist bei Belegen zu beachten

Die Grundlage für die Buchung der Einnahmen und Ausgaben bilden Belege. Jede Einnahme und jede Ausgabe muss durch einen Originalbeleg gedeckt sein.

Der Beleg hat folgende Merkmale zu enthalten:

eine Belegnummer
das Datum der Ein- und Auszahlung
die Höhe des Betrages (in Ziffern und Worten)
den Zweck der Zahlung
den Namen und die Anschrift der Einzahlerin/des Einzahlers oder der Empfängerin/des Empfängers
die Unterschrift der/des Betriebsratsvorsitzenden und der Kassaverwalterin/des Kassaverwalters („4-Augen-Prinzip“)

Das Kassabuch

Im Kassabuch sind alle Gebarungsvorgänge anhand der Belege - möglichst täglich - fortlaufend zu erfassen. Um die Überprüfbarkeit der Gebarung des Betriebsratsfonds durch den Betriebsrat oder durch die Rechnungsprüfer:innen zu gewähren, ist es ratsam, das Kassabuch monatlich "abzuschließen". Die Arbeiterkammer Oberösterreich stellt dafür ein elektronisches Kassabuch zur Verfügung.

ACHTUNG

Die Aufbewahrungsfrist aller Aufzeichnungen und Unterlagen sind jederzeit verfügbar im Betrieb 7 Jahre aufzubewahren.

Die Geldmittel, die nicht für den laufenden Bedarf benötigt werden, sind von der Kassaverwaltung im Einvernehmen mit der/dem Betriebsratsvorsitzenden entsprechend den Beschlüssen des Betriebsrates bei einer geeigneten Bank einzulegen. Die Konto- beziehungsweise Sparbuchbezeichnung hat zum Beispiel zu lauten: „Betriebsratsfonds des Arbeiterbetriebsrates der XY AG“.