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Reisekosten aus Steuersicht

Kosten für Dienstreisen sind absetzbar. Darunter sind Fahrtkosten zu verstehen (Kilometergeld, Bahn- oder Flugtickets, Taxirechnungen), der Verpflegungsmehraufwand in Form von Taggeldern sowie Nächtigungskosten.

TIPP

Im Wege der Arbeitnehmerveranlagung kann allerdings nur der Differenzbetrag zwischen den steuerfrei ausbezahlten Ersätzen des Arbeitgebers und den nachfolgend angeführten Pauschalsätzen als Reisekosten geltend gemacht werden.

Kilometergeld

Das amtliche Kilometergeld beträgt für den PKW 0,42 Euro pro Kilometer. Mit dem Kilometergeld sind alle Kosten abgegolten, etwa Absetzung für Abnutzung (AfA), Treibstoff, laufende Service- und Reparaturkosten, Zusatzausrüstungen, Steuern und Gebühren, Finanzierungskosten, Versicherungen aller Art, Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs, Autobahnvignette, Park- und Mautgebühren etc. Höchstens aber dürfen Fahrtkosten für max. 30.000 Kilometer im Jahr geltend gemacht werden.

Um das Kilometergeld bei der ArbeitnehmerInnenveranlagung steuerlich abzusetzen, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, das Folgendes enthält:

  • Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
  • Datum der Reise
  • Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt
  • Zahl der gefahrenen Kilometer
  • Ausgangs- und Zielpunkt der Reise
  • Reiseweg
  • Zweck der Dienstreise
  • Unterschrift des Dienstreisenden

Tagesgelder im Inland

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

  • Dauer der Dienstreise: länger als 3 Stunden
  • Entfernung: mehr als 25 Kilometer und 
  • es darf kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit vorliegen

    Ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit
    entsteht, wenn Sie an einem anderen Einsatzort durchgehend oder wiederkehrend über einen längeren Zeitraum oder bei Fahrtätigkeit regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich, auf gleichbleibenden Routen oder innerhalb eines Linien- oder Schienennetzes (z. B. bei Straßendienste auf Autobahnen, die regelmäßig den selben Abschnitt warten, oder bei Zusteller mit fixen Routen) tätig sind.

    Sind Sie für einen längeren Zeitraum durchgehend oder regelmäßig wiederkehrend (z.B. 1 x pro Woche) am neuen Einsatzort tätig, können nur die ersten 5 Tage steuerlich geltend gemacht werden. Beträgt der zeitliche Abstand für einen weiteren Einsatz an diesem Ort 6 Monate, dann sind wiederum die ersten 5 Tage absetzbar.

    Sind Sie unregelmäßig am neuen Einsatzort, dann werden die ersten 15 Tage im Kalenderjahr steuerlich als Dienstreise angesehen.

Pro Tag können höchstens 26,40 Euro bzw. 2,20 Euro pro angefangener Stunde der Dienstreise steuermindernd geltend gemacht werden.

Wird ein Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, ist vom Taggeld ein Betrag von 13,20 Euro pro bezahltem Essen abzuziehen.

Nächtigungsgelder im Inland

Für Nächtigungen im Inland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder pauschal 15 Euro geltend gemacht werden. Die Nächtigung ist grundsätzlich durch die Angabe des Unterkunftsgebers nachzuweisen.

Steht für die Nächtigung keine Unterkunft zur Verfügung (z.B. Schlafkabine bei LKW-Fahrern), sind entweder die tatsächlichen Aufwendungen (Frühstück, Benützung eines Bades auf Autobahnstationen) oder pauschale 4,40 Euro im Inland pro Nächtigung absetzbar.

Tagesgelder im Ausland

Die Auslandtagesgelder werden mit dem Höchstsatz der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt und variieren je nach Land. 
Tages- und Nächtigungssätze Ausland - ohne KV-Regelung (0,1MB) 

Die vollen Taggelder gelten jeweils für 24 Stunden.

Wird ein Mittag- und Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, kann nur mehr ein Drittel des Auslandtagesgeldes geltend gemacht werden. Bei Erhalt von nur einem Essen wird das Auslandstagesgeld nicht gekürzt.

Wird im Ausland nach 5 Tagen (durchgehend) bzw. 15 Tagen (unregelmäßig wiederkehrend) ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit (siehe auch Taggeld im Inland)  begründet, kann dennoch aufgrund des Kaufkraftunterschiedes ein beruflich bedingter Verpflegungsmehraufwand anfallen. In diesem Fall kann der Differenzbetrag zwischen dem Inlandstagesatz und dem höheren Auslandstagesatz als Werbungskosten abgesetzt werden.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer ist für 2 Wochen zur Fortbildung in Deutschland. Für die ersten 5 Tage können Taggelder von täglich 35,3 Euro (Tagsatz für Deutschland) beantragt werden. Ab dem sechsten Tag wird ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet. Daher werden für die restlichen Tage nur mehr 8,90 Euro berücksichtigt: 35,3 (Satz Deutschland) minus 26,40 (Satz Österreich) = 8,90.

Nächtigungsgelder im Ausland

Für Nächtigungen im Ausland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder die höchste Stufe der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt werden.

   Tages und Nächtigungssätze Ausland – ohne KV-Regelung  (0,1MB) 

Steht für die Nächtigung keine Unterkunft zur Verfügung (z.B. Schlafkabine bei LKW-Fahrern), sind entweder die tatsächlichen Aufwendungen (Frühstück, Benützung eines Bades auf Autobahnstationen) oder pauschale 5,85 Euro pro Nächtigung absetzbar.

Formulare "Steuer & Einkommen"

Beantragen Sie eine Veranlagung, auch, wenn Sie dazu nicht verpflichtet sind – meist gibt es Geld zurück! Mit direkten Links zu allen Formularen.

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