12.3.2014
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Wichtige Dokumente: gut sortiert ablegen und lebenslang aufheben

Dazu gehören

  • Geburtsurkunden, Taufschein, Staatsbürgerschaftsnachweis, Heiratsurkunde, Personalausweis, Pass und Führerschein.
  • Zeugnisse und Ausbildungsunterlagen - Sie werden sie unter Umständen wieder benötigen. 

    Die Herstellung eines solchen Duplikats kostet oft Zeit und Geld, weshalb auch hier eine lebenslanges Verwahren empfehlenswert ist. 
TIPP

Bei Gehaltszetteln, Arbeitsverträgen, Sozialversicherungs- und Arbeitslosengeldnachweisen als auch bei Auskünften über Pensionsversicherungszeiten ist anzuraten, diese jedenfalls bis zur ersten Pensionszahlung aufzuheben. Einerseits dienen sie als Nachweis eines lückenhaften Lebenslaufs bei Arbeitgeberwechsel, andererseits auch als wichtige Belege im Rahmen der Pensionsberechnung.

Aufbewahrung über den Zeitraum bis zu 30 Jahren

Bei medizinischen Befunden, Röntgenbildern und sonstigen Krankengeschichten empfiehlt es sich, diese zumindest 10 Jahre zu verwahren. Wenn Folgeerkrankungen nicht sicher auszuschließen sind oder es sich um wichtige ärztliche Sachverständigengutachten handelt, ist ein längerer Zeitraum - mitunter bis zu 30 Jahre - anzuraten. Es gibt zwar ein Einsichtsrecht des Patienten und auch ein Recht auf Kopie der eigenen Befunde, dennoch können hierfür zum Teil erhebliche Kosten anfallen.

Überdies sind niedergelassene Ärzte – im Gegensatz zur 30jährigen Aufbewahrungspflicht von Krankenanstalten – nur verpflichtet, Befunde 10 Jahre aufzubewahren. Diese Verkürzung gilt auch für Röntgenbilder und ambulante Befunde. Auf jene Arztbriefe können Sie danach nicht mehr zugreifen.

Sollte es unter Umständen beim Stellen einer Diagnose wichtig sein, zu erfahren, wann die Beschwerden erstmals aufgetreten sind, oder tritt eine Folgeerkrankung ein, welche die Prüfung von möglichen Schadenersatzansprüchen rechtfertigt, haben Sie nach 10 Jahren keine Möglichkeit mehr, dies nachzuweisen. Eine gewisse Umsicht durch längere Aufbewahrung lohnt sich in diesem Fall, auch um allfällige Doppeluntersuchungen zu vermeiden.

Rechtsgültige Dokumente

Bei Gerichturteilen verjährt das Recht, diese durchzusetzen, erst in 30 Jahren ab rechtskräftigem Urteil. Solche Schriftstücke sowie alle relevanten Prozessakten sollten für diesen langen Zeitraum bewahrt werden. 

Unterlagen, die Sie von Ihrer Bank bekommen, wie etwa Kreditverträge, Sicherheitsunterlagen oder Kreditabrechnungen sollten ebenfalls so lange gut und chronologisch hinterlegt werden. Später könnte es nämlich notwendig werden, diese Schriftstücke griffbereit zu haben, beispielsweise zur Ermittlung, wie hoch offene Forderungen tatsächlich sind, welche Sicherheiten dafür bestellt sind oder ob alles korrekt abgerechnet wurde.
Auch wenn es um Neuverhandlung der Konditionen oder eine geplante Umschuldung geht, können Sie Ihre Position nur wahren, wenn Sie wissen, was vereinbart wurde - und das geht nur mit vollständigen Unterlagen.  

Unterlagen zum Hausbau oder Eigentumswohnung sollten Sie jedenfalls solange aufbewahren, als Sie Eigentümer des Objekts sind. 

Steuerunterlagen – 7 Jahre mindestens

Belege und Rechnungen  für Arbeitnehmerveranlagungen  müssen Sie mindestens 7 Jahre aufbewahren, ohne diese Nachweise ist die Berücksichtigung von Steuerabsetzposten nicht möglich. Besorgen Sie sich daher rechtzeitig alle erforderlichen Unterlagen. Die Belege brauchen Sie nicht mitzuschicken, müssen Sie jedoch aufbewahren. Die Bescheide brauchen Sie beispielsweise, wenn Sie Wohnungseigentum finanzieren wollen. 

Versicherungsverträge und Versicherungspolizzen

sollten Sie jedenfalls bis zu deren Ablauf oder Auszahlung ablegen. Außerdem sollten Sie Quittungen von teureren Anschaffungen wie Schmuck, Kunstgegenständen, wertvolleren Möbeln und dergleichen aufbewahren. Am besten mit Fotos – dies ist beispielsweise nach einem Einbruch oder Brand hilfreich. Dies ermöglicht eine schnelle Schadensregulierung mit Ihrer Versicherung und hilft Ihnen,  den Wert des eigenen Hausstandes gegenüber der Versicherung nachzuweisen. 

Im Einzelfall kann es auch sinnvoll sein, Kopien der Rechnungen und Fotos der Gegenstände bei Verwandten oder Freunden zu hinterlegen.

Über das Ende der Versicherungslaufzeit hinaus, sollte man Versicherungsunterlagen insbesondere dann aufheben, wenn noch Ansprüche aus der Versicherung denkbar sind, wie dies beispielsweise bei der Nachhaftung in der Rechtsschutzversicherung, bei verborgenen Leitungswasserschäden in der Eigenheimversicherung oder bei noch unbekannten Unfallfolgen in der privaten Unfallversicherung der Fall sein kann.

Rechnungen, Kassenbelege und Kassenbons

Bei Rechnungen und Kassenbelegen lohnt es sich, diese 2 -3 Jahre aufzuheben, um gegebenenfalls Ihnen zustehende Gewährleistungs- oder Schadenersatzansprüche gegen ein Unternehmen durchsetzen zu können. 

Wenn Sie eine bewegliche Sache gekauft haben, und dieses Produkt  innerhalb von 2 Jahren reklamieren möchte, müssen Sie nachweisen, wann Sie es gekauft haben. Tritt – insbesondere bei höherwertigen Produkten oder Elektrogeräten – im Nachhinein ein nicht offenkundiger Mangel auf, erleichtert Ihnen die Vorlage der Rechnung die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen wie Verbesserung, Austausch oder Rückabwicklung. Handelt es sich um eine unbewegliche Sache oder wurde die Sache durch Einbau oder Montage unbeweglich, haben Sie eine gesetzliche Gewährleistungsfrist von 3 Jahren zu bedenken.

Kassenbelege inklusive Garantie sowie Garantieunterlagen des Herstellers sollten Sie jedenfalls für die Dauer der Garantie verwahren, auch wenn diese die gesetzliche Gewährleistungsfrist übersteigt.

TIPP

Gebrauchsanweisungen von Geräten entsorgen Sie am besten immer erst mit diesen.

Bei höherwertigen Produkten macht es unter Umständen Sinn, dazugehörige Belege wesentlich länger als 3 Jahre aufzubewahren, da nachträgliche Schadenersatzforderungen erst 3 Jahre nach Kenntnis von Schaden und Schädiger verjähren, demnach also auch später auftreten und länger geltend gemacht werden können. 

Im Hinblick darauf, dass Hersteller, Importeur und allenfalls der Händler zehn Jahre für Schäden aus Produktfehlern haften, kann nicht ausgeschlossen werden, dass sie Rechnungen, Lieferscheine oder ähnliche Unterlagen über diesen langen Zeitraum benötigen  könnten - nämlich dann, wenn es durch die fehlerhafte Sache zu einem Personen- oder Sachschaden kommt. Dies sollte man zumindest bei Produkten mit einer gewissen Gefahrengeneigtheit, wie bei Fahrzeugen, Heizungsanlagen und dgl., bedenken.

Tipp für Internetbestellungen

Wenn Sie Bestellungen übers Internet tätigen, vergessen Sie nicht, auch die Unterlagen dauerhaft zu speichern oder abzuheften, die Sie im Zuge des Vertragsabschlusses erhalten haben. Heben Sie sich hier neben Vertrag bzw. Rechnung aber auch Bestätigungs- und Informationsmails oder E-Mails mit gesonderten Hinweisen gut auf. 

Rechnungen über Dienstleistungen,

wie beispielsweise Rechnungen von Handwerkern, Honorarnoten von Anwälten oder Ärzten, sollte man ebenfalls zumindest 3 Jahre aufbehalten, dann erst sind die Ansprüche verjährt. Gleiches gilt für Telefonrechnungen oder Nebenkosten, auch bei Kontoauszügen ist ein solcher Zeitraum empfehlenswert, um bei ungerechtfertigten Forderungen nachweisen zu können, dass Sie diese bereits bezahlt haben. 

TIPP

Verträge über wiederkehrende Leistungen, wie beispielsweise die Nutzungsvereinbarung mit dem Fitnessstudio, Verträge mit Mindestbindungsdauer oder Ratenvereinbarungen, sollten Sie solange verwahren, als Ansprüche darauf abgeleitet oder Forderungen entstehen können. Denn: Ein Recht auf Vertragskopie gibt es grundsätzlich nicht.

Ordnung halten und Übersicher sein zahlen sich aus

Wenn Sie sich also ans Ausmisten Ihrer alten Belege machen, bedenken Sie dabei immer, ob das eine oder andere Schriftstück als Nachweis oder Beweis für ein Recht dient und sie es zur Durchsetzung eines möglichen Anspruchs benötigen könnten. Zudem vermeiden Sie durch die sorgfaltgemäße Aufbewahrung wesentlicher Dokumente auch Kosten und Aufwand für eine allfällige Neubeschaffung. Um eine Papierflut zu vermeiden, können Sie die Unterlagen auch einzuscannen und elektronisch zu verwalten. Eine gute Gliederung, nach Jahren geordnet,  zahlt sich in jedem Fall aus - so werden zusammenhängende Unterlagen nicht vorschnell entsorgt und lassen sich bei Bedarf leicht wieder finden.

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