Home-Office: Arbeit selbst organisieren und strukturieren

Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten seit einigen Wochen im Homeoffice. Diese Arbeitsform bringt sowohl Chancen als auch Risiken mit sich. Auch, wenn es für viele Arbeitnehmer/-innen kein Problem darstellt, sich die Arbeit selbst zu strukturieren, so ist das für manche nicht so einfach. 

Diese Methoden können Ihnen helfen, den Arbeitsalltag besser selbst strukturieren zu können.

Aufgaben visualisieren – Prioritäten setzen

Zunächst sollten alle Termine (etwa Telefonkonferenzen, Deadlines) auf einem Stück Papier oder digital aufgeschrieben werden. So entsteht schnell ein Überblick darüber, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Im Anschluss daran können außerdem Prioritäten gesetzt und die Aufgaben nach Wichtigkeit eingeteilt werden. 

Das hilft vor allem bei der Frage „Womit fange ich jetzt an?“. Auch hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zuerst sollte man sich überlegen, welche Aufgaben sehr dringend erledigt werden müssen und nicht aufgeschoben werden können und welche Aufgaben auch dann erledigt werden können, wenn man sich nicht mehr ganz so gut konzentrieren kann. Im Anschluss werden 3 Methoden näher beschrieben, die bei der Prioritätensetzung helfen.

Eisenhower-Methode

Für die Prioritäten-Setzung  ist vor allem das Eisenhower-Prinzip eine gute Basis. Dabei werden alle Aufgaben in 4 Bereiche eingeteilt:

Getting Things Done-Methode

Eine weitere Methode zur Strukturierung der eigenen Arbeit ist die "Getting things done"-Methode (kurz GTD-Methode) von David Allen. Bei dieser Methode werden keine Reihenfolgen für Prioritäten vergeben, sondern der Arbeitsalltag praxisbezogen strukturiert. Dabei wird anhand von 5 Phasen gearbeitet:

• Phase 1: Sammeln
  Alle Punkte werden irgendwo gesammelt: etwa Inputs aus E-Mails, Gedanken aus dem eigenen Kopf oder verschiedene Notizzettel. Das Ergebnis dieser Phase ist ein großer Berg an Notizen, der in erster Linie dazu dient, alles an einem Ort zu sammeln.
  
  
• Phase 2: Verarbeiten
  Alle zuvor gesammelten Punkte werden nun verarbeitet, indem beurteilt wird, um was es sich dabei handelt: ein Anruf, der erledigt werden muss, ein Termin oder ein Wunsch. Ist keine Aktion erforderlich, kann der Zettel weggeworfen oder für einen späteren Zeitpunkt aufgehoben werden. 
  
  
• Phase 3: Organisieren
  In einem nächsten Schritt werden die gesammelten und verarbeiteten Punkte einer bestimmten Liste zugeordnet: unter anderem ein Anruf, der erledigt werden muss zur Liste „Anrufe“, ein Artikel, der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein soll, zur Liste „Deadlines“
  
  
• Phase 4: Durchsehen
  Alle Listen und Kalender müssen aktuell gehalten werden. Erledigtes soll dabei aussortiert, neue Aufgaben hinzugefügt werden. In dieser Phase wird nachgearbeitet und geplant, was demnächst ansteht. 
  
  
• Phase 5: Erledigen
  Nun fehlt „nur“ noch das Erledigen der zuvor kategorisierten Aufgaben. Hier macht es Sinn, Aufgaben aus einer Liste auszuwählen, die einem als „passend“ erscheinen: Hat man gerade Zeit und schafft es sich gut zu konzentrieren, wären zum Beispiel Aufgaben von der Liste „Deadlines“ sinnvoll. Merkt man, dass man noch Abstimmung mit Kollegen/-innen oder der Führungskraft benötigt, wäre das Erledigen von Anrufen ratsam. 
  

Dieses Selbstmanagement ist jedoch nicht immer leicht. Bei Problemen ist wahrscheinlich eine andere Methode, zum Beispiel die Eisenhower-Methode oder die nachfolgende „Not-To-Do-Liste“ ratsamer.

Not-To-Do-Liste

Vergleichbar mit der bekannteren To-Do-Liste, bei welcher alles aufgeschrieben wird, was es zu erledigen gilt, gibt es auch eine Not-To-Do-Liste. Das Ziel einer solchen Liste ist, den Arbeitsalltag zu verschlanken und Energie zu sparen. Alles, was nicht unbedingt sofort erledigt werden muss, weil es nicht ganz so dringend oder wichtig ist, wird dabei auf die Not-To-Do-Liste geschrieben. 

Dies können zum Beispiel kleine Aufgaben sein, die gut auf den nächsten oder übernächsten Tag verschoben werden können aber auch solche Aufgaben, die möglicherweise jemand anderes erledigen kann. Steht ein Punkt für eine lange Zeit auf dieser Liste, kann er womöglich auch gestrichen werden.

Die Vorteile der Not-To-Do-Liste sind dabei:

• Verbessertes Zeitmanagement, ohne Zeitfresser
• Produktiveres Arbeiten
• Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden (lernen)
• Eigene Interessen und Bedürfnisse kennenlernen

Individuelle Leistungsfähigkeit

Insgesamt ist es wichtig, die Erledigung von Aufgaben an die individuelle Leistungsfähigkeit anzupassen. Jeder Mensch hat eine individuelle Leistungskurve und kann sich demnach in unterschiedlichen Tageszeiten am besten konzentrieren und zu anderen Zeiten lässt diese etwas nach. Wichtige Aufgaben sollten daher in der Zeit erledigt werden, in der man sich (nach eigener Erfahrung) am besten konzentrieren kann. So erzielt man ein gutes Ergebnis und vermindert das Gefühl von Frustration, wenn „nichts weitergeht“. 

Merkt man, dass man ein Leistungstief erreicht, ist es wichtig eine Pause zu machen, um danach wieder motivierter und konzentrierter weiterarbeiten zu können. Hat man ein selbst gesetztes Ziel erreicht, kann man sich durchaus auch einmal selbst belohnen. 

Probieren Sie aus, was zu Ihnen passt

Viele werden in Zeiten von Home-Office sprichwörtlich ins kalte Wasser geschmissen und müssen lernen, wie sie sich die Arbeit selbst organisieren, einteilen und strukturieren können. Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist das eine große Herausforderung. Eine oder mehrere der oben beschriebenen Methoden können dabei helfen, den Arbeitsalltag zu strukturieren und die Arbeitsziele bestmöglich zu erreichen. 

Es gilt in jedem Fall das Grundprinzip: Nicht einfach so in den Tag hineinarbeiten, sondern vorher einen Plan überlegen. Denn sonst kann der Arbeitstag schnell zu Überforderung, Frustration oder Stress führen. Das eigenverantwortliche Strukturieren der Arbeitsaufgaben muss aber auch erst gelernt sein und ist demnach ein Lernprozess, der nicht einfach von Anfang an bei allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern super gelingen kann. Es ist nicht immer einfach, die eigenen Bedürfnisse zu kennen und einen Plan, der individuell auf einen selbst abgestimmt ist, zu erstellen. 

Doch eines ist bekannt: Übung macht den Meister/die Meisterin.